Microsoft Excel siempre presente

Hace unas semanas participé en un taller del lugar donde trabajo como parte de una revisión de requerimientos para la modificación de uno de los sistemas de la institución.

Lo que quiero compartir son unas intervenciones proporcionadas por los representantes de cuatro departamentos del país. La dependencia que los supervisa solicitó el levantado de datos utilizando instrumentos desarrollados en Microsoft Excel.

El instrumento era un archivo en el cual cada hoja era para una persona entrevistada y un archivo por indicador, eran doce indicadores con un promedio de diez preguntas por cada indicador. Todo esto por municipio.

No voy a hablar de la calidad de la redacción y la falta de validación de los instrumentos sino más bien la forma de llenar los datos. Las personas que llenan grandes cantidades de datos saben que lo mejor es que sea lineal y que no se deba usar el mouse.

El representante del primer departamento mostró fotografías de la actividad en las que se mostraba el desorden reinante. Habló largo y tendido de las falencias que el instrumento presentaba.

La persona del segundo departamento mostró las modificaciones que realizaron al instrumento. Utilizaron un archivo único para guardar los datos, una hoja por municipio, los indicadores con sus preguntas en las filas y en las columnas las personas con sus datos y respuestas para evitar la multiplicación de datos personales. Crearon otro archivo el cual enlazaba al archivo de almacenamiento y extraía los datos a tablas resumen y dinámicas.

El tercer departamento elaboró una interfaz con botones usando VBA. De los botones iniciales uno llevaba a los reportes y el otro iniciaba el proceso de introducción de datos. Este proceso una vez iniciado no podía ser detenido, comenzaba solicitando los datos del usuario luego había que ingresar los datos de los doce indicadores. En la segunda pantalla mostró un errores y se cerró el formulario, parece que los datos no se guardaron pues no se podía interrumpir el proceso. Cuando ya funcionaba el formulario la persona mostró como se almacenaban los datos; en el archivo mismo había una hoja por indicador, en cada fila los datos completos del usuario con sus respuestas por indicador. Es decir, se repetían los datos del usuario en cada hoja.

Y el último departamento comenzó hablando de aplicaciones y proyectó en pantalla un código QR con un enlace acortado alternativo que dirigía a un formulario de Google Forms.

Pienso que la mejor solución fue la del segundo departamento pues colocó los indicadores en una sola hoja por municipio hacia abajo y las personas entrevistadas con sus respuestas hacia la derecha. Así evitando la multiplicación de los datos personales.

Las otras dos soluciones fueron muy elaboradas sin aportar un valor real pues la tercera mostraba falta de conocimientos en VBA y la cuarta no contemplaba la necesidad de que se necesitaba conexión a Internet, cosa que en parias partes del país no siempre es posible.

Lo que si puedo decir es que es refrescante ver que las personas buscan formas de solventar problemas de ingreso de datos con las herramientas que tengan a mano o sepan utilizar.


Creado: 2018-06-11

Actualizado: 2018-06-11